sábado, 27 de agosto de 2016

5 recursos para trabalhar com arquivos PDF

PDF da Adobe
1-Logo do PDF da Adobe

Os arquivos no formato PDF são já a muito tempo um dos mais usados na internet. Um dos fundadores da Adobe Systems, John Warnock, trabalhou para criar uma tecnologia voltada para a padronização, ao permitir a visualização de arquivos em qualquer computador, em qualquer sistema operacional e que qualquer impressora fosse capaz de imprimir. Enfim, foi feito para funcionar como a linguagem Java, multiplataforma, além de ser inteiramente compatível com leitores portáteis, podendo ser criado a partir de diversos aplicativos, entre outras vantagens.




A primeira versão da tecnologia PDF foi distribuída em 1993, lançado com base na tecnologia PostScript. O programa usado para criar arquivos PDF a partir de outro arquivo é o Acrobat, enquanto o Reader serve somente para leitura. O Acrobat é pago enquanto o Reader passou a ser gratuito a partir de sua segunda versão.


Outro objetivo de John com o padrão PDF era assegurar maior segurança às informações, uma vez que a edição de PDF não é feita facilmente. Também não está sujeito a infecções de vírus de macro, como em outros formatos populares, editáveis livremente.


O formato PDF é então um formato consagrado e é importante aprender a manipulá-lo bem em diversas situações do cotidiano, tando no uso doméstico como no trabalho. 


Apresento a seguir 5 recursos básicos indispensáveis para trabalhar com arquivos PDF:



1-Reduzir para enviar por e-mail

Ao enviar e-mail com um arquivo PDF anexo você se depara com uma mensagem de erro ou o envio não conclui?


A partir da rotina de suporte em informática, uma das dificuldades recorrentes que encontro é a de mandar e-mail com arquivo anexo muito grande, geralmente acima de 10 MB. O e-mail institucional tem limite de tamanho para anexos. Muitos que atendo recorreram a recursos pouco práticos como dividir arquivos e enviar "à prestação". Os arquivos no formato PDF são os mais comuns.

Há uma ferramenta on-line muito útil voltada para reduzir o tamanho: o Smallpdf. Reduz em média 60%, sem perda de qualidade visível no documento. Confira no print abaixo a tela inicial do site:



Página inicial Smallpdf
2-Página do Smallpdf
Bastante objetiva, apresenta logo na página inicial destaque em vermelho, onde você pode arrastar o arquivo PDF ou clicar em Escolher arquivo, explorando o local em seu computador onde este se encontra.


Arquivo enviado
3-Envio do arquivo
Terminando o envio e compressão, aparecerá a tela abaixo onde, além de poder fazer o download, é possível converter para arquivo DOC (do Word) ou em imagem JPG (formato de imagem dos mais usados na internet).


Após redução
4-Opções após redução do arquivo
O único inconveniente é o limite de dois arquivos por hora gratuitamente. É preciso esperar uma hora para enviar novamente, ou assinar a versão PRO, pagando uma taxa mensal ou anual. Vale avaliar de acordo com a demanda. E há naturalmente outros sites que oferecem esse serviço, alguns apenas com a opção de enviar o arquivo convertido para o seu e-mail. 

2-Converter para DOC

Umas das solicitações mais frequentes no suporte de informática onde trabalho é fazer a conversão de PDF para DOC ou DOCX, que são as extensões de arquivos usadas no Word. É uma necessidade recorrente da rotina de escritório, administrativa, financeira ou jurídica.

Existem diversos sites que oferecem a ferramenta de conversão. Você faz a conversão on-line, sem precisar de instalar nenhum programa na sua máquina. Há alguns que pedem para cadastrar seu e-mail por exemplo, para enviar o arquivo convertido. Porém, o mais prático, eficiente e rápido que conheço é o Smallpdf (fig. 1):
5-PDF to Word Converter | Smallpdf
Ao abrir o site, você verá bem destacada em azul a opção de enviar o arquivo PDF, o que pode ser feito selecionando e arrastando o arquivo com o mouse, da área de trabalho por exemplo (fig. 2):


6-Arrastando o arquivo para converter
Outra opção, caso o PDF não esteja na área de trabalho, é clicar em Escolher arquivo. Aparecerá uma janela com as pastas do seu computador, para localizar o PDF desejado (fig. 3). Se não souber em que pasta está o arquivo, tem o campo Pesquisar acima à direita na janela (fig. 3 - seta acima). Selecione primeiro o ícone do Computador (indicado pela seta na fig. 3) e em seguida selecione o campo Pesquisar para escrever o nome do arquivo. Automaticamente o sistema fará a busca geral.


7-Busca de arquivos no computador
A conversão é feita rapidamente. Ao aparecer a tela abaixo, basta clicar onde indicado pela seta para baixar o arquivo para seu computador:


8-Conversão concluída
Por padrão o arquivo será baixado na pasta Downloads. A forma mais rápida de abrir a pasta é pressionar juntas as teclas Logotipo do Windows + E (letra E), que é o atalho de teclado para abrir o Windows Explorer. Selecione Downloads na lista de diretórios à esquerda da janela (semelhante à fig. 3). Caso tenha muitos arquivos na pasta, selecione qualquer um e tecle a primeira letra do nome do arquivo convertido. Tecle até localizá-lo. Vale também a dica da fig. 3: o campo Pesquisar

Feito isso, basta agora abrir o arquivo no Word e modificá-lo à vontade.



3-Criar usando o LibreOffice

Caso o pacote gratuito de escritório LibreOffice esteja instalado, criar um arquivo PDF é a coisa mais fácil de fazer. Dois passos apenas: abrir o arquivo e clicar no atalho na barra de ferramentas. Como indico na postagem deste link, é interessante aprender a usar o LibreOffice, principalmente se você está se preparando para prestar algum concurso público. Para mais detalhes de como baixar e instalar o LibreOffice, confira neste link.

O programa abre os principais formatos de arquivos de texto, inclusive arquivos DOC ou DOCX, usados no Word do MS Office. Desta maneira, basta abrir o arquivo no programa e criar o PDF através da opção na barra de ferramenta como na imagem abaixo:



PDF no LibreOffice
9-PDF no LibreOffice
Abrirá uma janela para escolher o local para salvar o arquivo no seu computador, nomeando-o. Confira na imagem abaixo o arquivo PDF criado, aberto no Foxit Reader (Se o seu programa for o Adobe Reader funcionará da mesma forma):


PDF do LibreOffice
10-PDF criado através do LibreOffice


4-Converter documentos para PDF

Há várias maneiras de fazer o contrário do recurso 2, além da conversão on-line, como através do MS Office ou do LibreOffice, este último como mostrado no recurso anterior.

A opção on-line pode ser feita em vários sites, como smallpdf.com. Neste link você pode ver passo a passo de PDF para Word, porém o processo é o mesmo.


Para converter um documento usando o Word, Excel ou Power Point é muito simples. Com o documento aberto, basta acessar a opção Imprimir no menu Arquivo nas versões anteriores à de 2007, ou pelo Botão Office (versão 2007 em diante). Abrirá a janela de opões de impressão, onde, entre as opções de impressora, aparecerá na lista a opção de "imprimir" em PDF, o que nada mais é do que criar um arquivo PDF:



PDF pelo MS Office
11-Convertendo para PDF pelo MS Office
Altere para a opção imprimir em PDF, na imagem aparece PDF Printer por estar usando o Foxit Reader. Se na sua máquina for o Acrobat, ele aparecerá na lista:


Opção de imprimir em PDF
12-Opção de imprimir em PDF
Quando você clicar no botão OK, abrirá a janela para escolher o locar para salvar o aquivo, onde você pode e deve nomeá-lo para facilitar a identificação. 


5-Enviar para e-reader Kindle

Para aqueles que usam o e-reader Kindle, é possível tanto enviar no formato PDF direto para o Kindle como converter para o formato AZW do dispositivo (o que eu recomendo pois você pode terá mais controle e mais recursos).

Para fazer o envio de arquivos para o Kindle por e-mail é preciso cadastrar-se no site da Amazon e ter conexão WiFi, meio pelo qual o Kindle recebe o arquivo. Veja mais detalhes neste link.


Neste caso não se restringe a arquivos PDF, mas também .DOC ou .DOCX do Word, texto - .TXT, JPEG - .jpeg ou .jpg, GIF - .gif, PNG - .png e BMP - .bmp. Você pode enviar apostilas, imagens ou livros do seu computador para o Kindle, convertendo para o formato padrão do e-reader

Particularmente não considero o Kindle um dispositivo específico para leitores de livros, porém para todos. Afinal, todos leem algo, mesmo que apenas comentários de grupos nas redes sociais. Quando falamos de estudar para prestar vestibular, ENEM, na faculdade ou para concursos, mais ainda. O Kindle pode reunir quilos de apostilas e livros didáticos, proporcionando praticidade e portabilidade uma vez que é muito leve e compacto. Você pode ler ao ar livre, mesmo em local de muita claridade pois a tela do aparelho não reflete a luz, semelhante ao papel. A bateria possui grande autonomia, chegando a durar 2 semanas, dependendo da frequência de uso e procurando desativar o WiFi sempre que não estiver precisando.

Uma vez cadastrado no site da Amazon, escolha a opção Gerencie seu conteúdo e dispositivos, conforme figura abaixo:


Conta
13-Conta de usuário Amazon
Na tela de gerenciamento, escolha a aba Configurações, onde é feita a configuração dos e-mails que poderão enviar arquivos para o Kindle.


Configurações - dispositivos
14-Configurações de dispositivos
Na aba Configurações você vê o seu endereço de e-mail do e-reader e uma lista de e-mails autorizados para enviar documentos. O e-mail do Kindle é seunome@kindle.com (ao cadastrar a sua conta você poderá escolher o nome do e-mail do aparelho).


e-mail do Kindle
15-E-mail do Kindle
Na lista de e-mails autorizados você pode colocar todos os seus e-mails que usará para enviar os arquivos.


Configurações - dispositivos
16-Lista de e-mails aprovados
Por último, abra o seu e-mail e envie um novo para aquele e-mail que você cadastrou (seunome@kindle.com), escreva no assunto a palavra Convert exatamente desta forma, para fazer a conversão para o formato específico do Kindle e anexe o arquivo que você quer enviar.

Após o envio, ative o WiFi no seu Kindle e aguarde receber o arquivo.



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